Integriteitsbeleid

Laatste aanpassing: 27 juni 2024

Inhoud

1 Laatste aanpassingen

1 juni 2024
Initiële versie

2 Inleiding

VZW High Five erkent het belang van integriteit in al haar activiteiten, met name in het kader van de organisatie van Nederlandstalige vakantiekampen in Vlaanderen en Brussel.

We streven ernaar om een veilige en respectvolle omgeving te creëren waarin de fysieke, psychische en seksuele integriteit van alle deelnemers en medewerkers wordt gewaarborgd en bevorderd.

Dit integriteitsbeleid heeft tot doel de richtlijnen en procedures vast te leggen die het integer handelen binnen onze organisatie bevorderen en beschermen.

Dit integriteitsbeleid is opgesteld in overeenstemming met de richtlijnen van de Vlaamse Overheid en heeft als doel het bevorderen van integriteit, transparantie en ethisch gedrag binnen onze organisatie.

3 Doelstellingen

  1. Bewaring en bevordering van de individuele fysieke, psychische en seksuele integriteit van alle personen betrokken bij VZW High Five, met bijzondere aandacht voor minderjarige deelnemers.
  2. Bevordering van de integriteit van de organisatie in haar geheel, inclusief het handhaven van transparantie en verantwoordelijkheid.
  3. Het waarborgen van integer handelen van al onze jeugdwerkers en medewerkers, waarbij ethische normen en waarden worden gerespecteerd en nageleefd.

4 Richtlijnen en Procedures

4.1 Aanwervingsbeleid

  • Alle jeugdwerkers en medewerkers van VZW High Five worden zorgvuldig gescreend voordat ze in dienst worden genomen. Het aanvragen en digitaal uploaden op het portaal van High Five van een uittreksel uit het strafregister moet mogelijk zijn vanaf juni 2025.
  • Er wordt bijzondere aandacht besteed aan de geschiktheid van kandidaten om met minderjarigen te werken.

4.2 Gedragscode

  • Alle jeugdwerkers en medewerkers zullen vanaf 2025 de gedragscode van VZW High Five digitaal dienen te ondertekenen via het portaal en zich hieraan te houden.
  • De gedragscode omvat richtlijnen voor respectvol gedrag, het vermijden van machtsmisbruik, het respecteren van privacy en het handhaven van professionele grenzen.
  • In afwachting van de specifieke uitvoering van het luik “opleiding en vorming van jeugdwerkers” dat operationeel is in 2026 en zal uitgewerkt worden in 2025, dienen alle jeugdwerkers akkoord te gaan met de “overeenkomst voor monitoren”.

4.3 Opleiding en vorming

Alle jeugdwerkers en medewerkers zullen regelmatig worden getraind en opgeleid op het gebied van integriteit, inclusief het herkennen van signalen van misbruik en het handelen in overeenstemming met de wetgeving en het beleid van de organisatie. Dit luik zal uitgewerkt worden in 2025 en operationeel zijn in 2026.

4.4 Meldingsprocedure

  • Er is een duidelijke procedure voor het melden van incidenten of vermoedens van misbruik, intimidatie of andere vormen van ongepast gedrag.
  • Alle meldingen worden serieus genomen, vertrouwelijk behandeld en onderzocht volgens de geldende wet- en regelgeving.

4.5 Preventieve maatregelen

  • VZW High Five neemt actief preventieve maatregelen om risico's op misbruik of andere integriteitsschendingen te minimaliseren, zoals het aanstellen van toezichthouders, het creëren van veilige ruimtes en het opstellen van duidelijke gedragsregels.

5 Aanspreekpunt integriteit

5.1 Intern

Het aanspreekpunt integriteit binnen VZW High Five bestaat uit een team van 3 personen, waarvan één gediplomeerde vertrouwenspersoon.

Het team is verantwoordelijk voor het ontvangen en behandelen van meldingen van onder meer grensoverschrijdend gedrag en het bieden van ondersteuning aan de betrokkenen.

5.1.1 Gediplomeerd vertrouwenspersoon (VP)

Deze persoon heeft expertise op het gebied van integriteit. De VP fungeert als eerste aanspreekpunt voor meldingen van grensoverschrijdend gedrag en biedt vertrouwelijke ondersteuning aan de betrokkenen. De vertrouwenspersoon kan worden gecontacteerd via een vertrouwelijk e-mailadres (bart@high-five.be) of telefonisch via 0490/42 55 89 (vragen naar de vertrouwenspersoon), dat duidelijk gecommuniceerd wordt aan alle betrokkenen.

5.1.2 Vertrouwelijke medewerkers (VM)

Deze personen zijn aangewezen door het bestuur van VZW High Five en fungeren als aanspreekpunt voor meldingen van grensoverschrijdend gedrag binnen de organisatie. Het team van VM werkt nauw samen met de VP en zorgt voor de opvolging van meldingen, waarbij de privacy en de rechten van alle betrokkenen worden gerespecteerd.

5.2 Extern

Ook buiten de werking van High Five kan er melding gemaakt worden van grensoverschrijdend gedrag.
De Vlaamse overheid biedt ook een meldpunt.

“Grensoverschrijdend gedrag neemt veel vormen aan, zoals pesten, aanranding, agressie of machtsmisbruik.
Wat er ook gebeurt: bij het Vlaams Meldpunt Grensoverschrijdend Gedrag kan iedereen terecht die zelf iets heeft meegemaakt of die weet heeft van grensoverschrijdend gedrag.
Een medewerker luistert naar je verhaal en zoekt mee naar antwoorden op je vragen.
Wil je daarna verder stappen zetten of op zoek gaan naar hulp?
Dan krijg je daarbij advies en steun.Je kunt je melding vertrouwelijk of helemaal anoniem doen.
Wat je vertelt, blijft tussen jou en de medewerker, tenzij je dat zelf anders wilt.
Alleen als de medewerker vermoedt dat er iemand in gevaar is, is die verplicht om stappen te ondernemen.”

6 Procedure bij meldingen

  • Wanneer een melding van grensoverschrijdend gedrag wordt ontvangen, zal het aanspreekpunt integriteit van VZW High Five de melding ernstig nemen en een onderzoek instellen.
  • De privacy van alle betrokkenen wordt te allen tijde gerespecteerd en er wordt zorgvuldig omgegaan met de informatie die wordt verstrekt.
  • Indien nodig zal het aanspreekpunt integriteit externe expertise inschakelen, zoals juridisch advies of hulpverlening.
  • Na afronding van het onderzoek zal het aanspreekpunt integriteit passende maatregelen treffen, zoals het bieden van ondersteuning aan de betrokkenen, het informeren van de autoriteiten of het nemen van disciplinaire maatregelen tegen de dader(s).

7 Communicatie en bewustwording

  • VZW High Five zal regelmatig communiceren over het integriteitsbeleid en de procedures voor het melden van grensoverschrijdend gedrag.
  • Alle deelnemers, vrijwilligers en medewerkers worden geïnformeerd over het aanspreekpunt integriteit en aangemoedigd om eventuele zorgen of klachten te melden.
  • Er zal aandacht worden besteed aan het creëren van bewustwording rondom integriteitskwesties, bijvoorbeeld door het organiseren van trainingen of voorlichtingssessies.

Het integriteitsbeleidsdocument van VZW High Five is een levend document dat regelmatig zal worden geëvalueerd en indien nodig bijgewerkt om te blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving en de beste praktijken op het gebied van integriteit en veiligheid.

8 Specifieke maatregelen

8.1 Preventie, reactie en curatie van inbreuken op integriteit

  • We zullen proactieve maatregelen nemen om inbreuken op integriteit te voorkomen, waaronder het opstellen en implementeren van duidelijke gedragscodes en richtlijnen voor alle medewerkers en vrijwilligers.
  • In geval van een vermoeden van een inbreuk op integriteit, zullen we snel en doeltreffend reageren door passende onderzoeken uit te voeren en indien nodig disciplinaire maatregelen te treffen.
  • We zullen zorgvuldig omgaan met alle meldingen van inbreuken op integriteit en streven naar een eerlijke en rechtvaardige afhandeling van elke situatie.

8.2 Sensibilisering over inbreuken op integriteit en over integer handelen

  • We zullen regelmatig educatieve programma's en trainingen organiseren om onze medewerkers en vrijwilligers bewust te maken van integriteitskwesties en het belang van integer handelen binnen onze organisatie.
  • Door middel van communicatiekanalen zoals bijeenkomsten en online platforms zullen we informatie delen over ethische dilemma's, gedragsnormen en mogelijke risico's op inbreuken op integriteit.

8.3 Vorming van jeugdwerkers over integer handelen

  • We zullen ons inzetten voor de vorming en ondersteuning van onze jeugdwerkers, zodat zij beschikken over de nodige kennis, vaardigheden en hulpmiddelen om integer te handelen in hun interacties met kinderen en jongeren.
  • Dit omvat trainingen over grensoverschrijdend gedrag, kinderbescherming, ethiek en professionele normen binnen het jeugdwerk.

8.4 Respecteren van privacy en integer delen van foto’s, video’s en informatie van kinderen en jongeren

  • We zullen de privacy van kinderen en jongeren te allen tijde respecteren en ervoor zorgen dat het verzamelen, opslaan en delen van persoonlijke informatie in overeenstemming is met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming.
  • Het delen van foto's, video's en andere informatie over kinderen en jongeren zal alleen plaatsvinden met toestemming van henzelf en/of hun wettelijke vertegenwoordigers, en zal altijd gebeuren met respect voor hun waardigheid en privacy.

9 Implementatie en evaluatie

Dit integriteitsbeleid werd goedgekeurd door het bestuur van VZW High Five en is van kracht voor alle medewerkers, vrijwilligers en partners van VZW High Five.

We zullen regelmatig de effectiviteit van dit beleid evalueren en indien nodig aanpassingen doorvoeren om ervoor te zorgen dat onze organisatie een veilige en integere omgeving blijft voor alle betrokkenen. Feedback van leden, vrijwilligers en werknemers wordt verzameld en meegenomen in deze evaluaties. Bij ernstige integriteitsschendingen wordt onmiddellijk actie ondernomen en kan het beleid worden herzien om herhaling te voorkomen.

Door dit integriteitsbeleid actief te hanteren en te handhaven, streeft VZW High Five ernaar om een organisatie te zijn waarin integriteit centraal staat en waarin alle deelnemers zich veilig en gerespecteerd voelen.

VZW High Five verbindt zich ertoe om dit integriteitsbeleid actief te implementeren, te handhaven en voortdurend te evalueren en te verbeteren. We zijn vastbesloten om een cultuur van integriteit, respect en veiligheid te bevorderen binnen onze organisatie, waarbij de belangen en het welzijn van alle betrokkenen centraal staan.

Dit integriteitsbeleid is reeds van toepassing en wordt regelmatig herzien om ervoor te zorgen dat het blijft voldoen aan de hoogste normen van integriteit en ethiek.

We kiezen ervoor om dit beleid gefaseerd aan te pakken en bij te sturen.

In 2025 volgt een eerste tussentijdse evaluatie en de uitwerking van een vormingsluik voor onze jeugdwerkers.

10 Taken van het aanspreekpunt integriteit

Het aanspreekpunt integriteit heeft een uitdrukkelijk mandaat van het bestuur van VZW High Five gekregen om de volgende taken uit te voeren:

10.1 Optreden als contactpunt bij grensoverschrijdend gedrag

Het aanspreekpunt is beschikbaar voor alle deelnemers, ouders en medewerkers die geconfronteerd worden met of vragen hebben over grensoverschrijdend gedrag. Zij kunnen vertrouwelijkheid verwachten en worden ondersteund bij het bespreken van hun zorgen.

10.2 Aandacht besteden aan meldingen en vragen over inclusie

Het aanspreekpunt behandelt meldingen en vragen met betrekking tot inclusie, waarbij elk geval ernstig wordt genomen en passende acties worden ondernomen om een inclusieve omgeving te bevorderen.

10.3 Registratie van meldingen en vaststellingen

Het aanspreekpunt registreert nauwkeurig het aantal en de aard van de ontvangen meldingen en vaststellingen, om trends te identificeren en passende maatregelen te nemen.

10.4 Doorverwijzen naar hulpverlening, politie en justitie

Indien nodig verwijst het aanspreekpunt betrokkenen door naar externe instanties zoals hulpverleningsorganisaties, politie en justitie voor verdere ondersteuning en interventie.

10.5 Opvolgen en uitvoeren van maatregelen

Het aanspreekpunt volgt de maatregelen zoals beschreven in het integriteitsbeleid en de operationele procedures op en voert deze consequent uit, in samenwerking met het bestuur van de vereniging.

10.6 Voorstellen van maatregelen ter optimalisatie

Het aanspreekpunt doet voorstellen aan het bestuur om het preventiebeleid en de procedures met betrekking tot integriteit te optimaliseren, gebaseerd op feedback, ervaringen en best practices.

Het integriteitsbeleid en de operationalisering ervan zijn vastgelegd in dit beleidsdocument dat beschikbaar is voor alle betrokkenen binnen VZW High Five.

Dit document omvat gedetailleerde richtlijnen voor het voorkomen, detecteren en aanpakken van grensoverschrijdend gedrag, evenals procedures voor het melden van incidenten en het bieden van ondersteuning aan alle betrokkenen.